ERP: ENTERPRISE RESOURCE PLANNING


DEFINICIÓN 

La planificación de recursos empresariales (ERP) es un sistema de software que ayuda a operar a todo negocio, dando soporte a la automatización y los procesos en finanzas, recursos humanos, fabricación, cadena de suministros, servicios, compras y mas.

CARACTERÍSTICAS

  • Automatización del Software ERP

  • Capacidad de integrarse

  •   Funcionamiento en tiempo real

  •   Base de datos común

  •   Interfaz intuitiva

  • Adaptabilidad

  •   Modularidad

  • Análisis de datos posibilidad de modificaciones

  •  Fácil mantenimiento

TIPOS DE ERP SEGÚN LAS NECESIDADES DE GESTIÓN

1. ERP Horizontal

Se trata de un sistema ERP que cubre los procesos de gestión habituales de cualquier empresa. Un ERP horizontal recogerá funcionalidades tales como contabilidad, marketing, finanzas, producción y recursos humanos, entre otros. 

Un sistema ERP horizontal puede optimizar los procesos de una empresa de manera integral, a lo largo de su cadena de valor, o solo en algunas áreas o departamentos concretos. 

En este tipo de sistemas puede ser necesario hacer alguna adaptación, si tu negocio así lo requiere. En este caso, las adaptaciones se pueden dar al inicio o en los siguientes años, a medida que aparezcan nuevos requerimientos en la gestión de tus procesos.  

2. ERP Vertical

Un ERP vertical es un sistema de gestión diseñado para un sector concreto. Además de contar con los módulos básicos de un ERP horizontal, el ERP vertical incluye características añadidas para los procesos específicos de cada sector, con lo que extiende su funcionalidad a su casuística concreta. 
Dependiendo del proveedor, estos sistemas suelen implicar unos costes mayores y requieren de un mantenimiento constante. No obstante, son desventajas sumamente compensadas por los beneficios que reporta a nivel de casuística del sector. Tradicionalmente, si no se acompañan de una colección de módulos del mismo proveedor que cubran el resto de áreas, la fragilidad que tiene la integración con terceros provoca un gran riesgo en el conjunto del sistema y, evidentemente, un coste adicional en su mantenimiento. 
También queda fuera de control que los cambios de versión de los proveedores coincidan para sincronizar esfuerzos y reducir costes, lo que incrementa más aún los tiempos de inoperatividad y costes.

TIPOS DE ERP SEGÚN LA TECNOLOGÍA DEL PROVEEDOR

1. ERP estándar

Se trata de un sistema ERP que trae consigo unas funcionalidades definidas y rígidas. Son sistemas que aplican un “café para todos”, independientemente del país o empresa en la que se utilice. La ventaja es que son sistemas de rápida implantación, desarrollados por grandes fabricantes globales de ERP, que garantizan la innovación constante del producto. 

La desventaja es que no tienen facilidad de adaptación y cualquier personalización implica costes y tiempos significativos. 

Además, si queremos mantener esas personalizaciones versión a versión, sus costes son elevados, lo que provoca que no lo actualicemos y contemos con un ERP desfasado en poco tiempo. Aun así, es una opción válida para empresas que no les importe gestionar su negocio según las prácticas recogidas en el ERP.  

2. ERP personalizable

Un ERP personalizable te proporciona una adaptación del sistema a tus procesos, con lo que, si dependes de una gestión diferenciada como base de tu competitividad, es la solución idónea. Otra cosa es el grado de personalización que requieras, el cual puede variar en intensidad. 

Un aspecto a tener en cuenta en estos casos es la facilidad de adaptación de la herramienta ERP, ya que dependiendo de la tecnología que se utilice, puede requerir muchas horas de desarrollo y, por tanto, costes muy elevados. Si la plataforma tecnológica es fácilmente configurable no repercutirá en excesivos tiempos y costes a la hora de hacer adaptaciones. 

Algo a tener en cuenta con las soluciones personalizadas es que suelen desarrollarse por proveedores locales pequeños, que tienen dedicación para tu negocio, pero no garantizan la innovación y evolución del ERP con los años. Además, si el ERP no está dotado de funcionalidades que permitan la incorporación de nuevas reglas de negocio, formularios, reportes, etc., realizadas por los propios usuarios, se acaba abusando de personalizaciones. 

IMPORTANCIA


EJEMPLO DE ERP

1. SAP ERP

Software de planificación de recursos. Cuenta con las funciones empresariales esenciales en cualquier compañía. 
Algunos de los sectores en los que SAP ERP destaca son los siguientes: distribución y ventas, gestión de materiales, logística, planificación de producción, finanzas, contabilidad, administración de recursos humanos, servicios corporativos, medio ambiente, salud y gestión patrimonial, entre otros.
Características:

    • Pensado para grandes empresas, no para medianas o pequeñas
    • Comparativamente caro
    • Percepción de ser demasiado complicado. Falta de flexibilidad para elegir
    • Gran prestigio y solvencia de marca
2. ERP de Oracle

Es uno de los paquetes de software de gestión empresarial más utilizados actualmente. Reúne los procesos empresariales y los unifica, lo que permite impulsar la colaboración, la productividad empresarial y aporta respaldo a la hora de tomar decisiones basadas en datos concretos. El ERP de Oracle destaca en los siguientes sectores: gestión financiera, gestión de proyectos, gestión de la cadena de suministro y contabilidad, entre otros.
Características:

    • Interfaz agradable y limpia
    • Escalabilidad
    • Gestión de Informes
    • Integración con los otros módulos de ERP
USO
Pensar en la implementación de un ERP es como plantearse la automatización de procesos vitales para todo negocio, como las ventas o la gestión de pedidos. Además, hace posible la omnicanalidad para realizar la facturación, lo que mejora la comunicación con el cliente. Por ello, puede ser utilizado en las siguientes áreas de una empresa, según CONASA (2021):

COMBINACIÓN DE ERP Y CRM

Se refiere a la gestión de las relaciones con los clientes para poder anticiparte a sus necesidades, conocer sus preferencias e intereses. Podrás visualizar las oportunidades gracias a la automatización. Combinar CRM y ERP aporta grandes ventajas para la empresa: conocimiento absoluto de la facturación y la venta, actualización instantánea de los datos, mayor seguridad y acciones más personalizadas con los clientes.

 VENTAJAS DE UN ERP

1. Mejora la toma de decisiones

La toma de decisiones es una actividad esencial en cualquier empresa y lo mejor es tomar como base un sistema ERP debido a que este aplica una orientación analítica tomando como referencia datos e indicadores reales, lo que permite a cada área actuar de manera segura e implementar sus procesos eficientemente.

Por otro lado, tiene la capacidad de integrar toda la información en bases de datos centralizados con los que es posible hacer predicciones a largo plazo. Es un programa intuitivo y fácil de manejar que se convierte en la plataforma confiable para saber hacia dónde dirigir las operaciones. 

2. Eliminar duplicidades

Muchas empresas buscan mejorar su productividad, pero no encuentran cómo hacerlo al no saber cuáles son las áreas que deben trabajar. Por ello, con un software ERP es posible automatizar las tareas, eliminar duplicidad de información y actividades sobrantes que sólo afectan la capacidad operativa de la empresa.

Ayuda a optimizar los tiempos de respuesta, estandariza las operaciones, lo que permite llevar un mayor control de ellas, elimina los tiempos muertos y todo esto en conjunto, logra que los colaboradores trabajen de una forma más eficiente. 

3. Sistema modular

Cada empresa cuenta con sus áreas específicas de trabajo de acuerdo al sector que pertenece y al integrar un ERP es posible instalar sus funcionalidades en esas mismas. Es decir, el diseño modular de este software permite elegir los componentes que se quieren implementar.
Existen módulos básicos que ayudan a todas las empresas, hablamos del módulo de compras, inventario, ventas, recursos humanos y contabilidad, pero se pueden incorporar nuevos módulos para seguir mejorando las áreas.  
4. Flexibilidad y adaptabilidad

La flexibilidad de un software ERP se refiere a la capacidad que tiene para adaptarse a las diferentes necesidades, lo cual se relaciona estrechamente con el punto anterior de su diseño modular, pero también debe tener compatibilidad con otras aplicaciones con las que se puedan mejorar aún más los procesos.

Por otro lado, su adaptabilidad le ayuda a satisfacer las necesidades particulares de cada empresa y al mismo tiempo, busca una integración sencilla, ya que un sistema óptimo y adecuado es el que se adapta a la empresa y no al revés.

5. Mantener la seguridad

La seguridad de datos es prioridad en todo momento y un sistema especializado como este ayuda a resguardar toda la información de su empresa y minimiza los riesgos que pueden poner en riesgo las bases de datos al hacer un mal manejo de ellas.

El ERP se encarga de detectar las amenazas de robo o filtración, prohíbe el acceso a usuarios no autorizados y de manera constante crea copias de seguridad para anular errores detectados.

6. Integración de clientes y proveedores

Una de las mejores ventajas que ofrece el sistema ERP es la integración y gestión de clientes y proveedores, lo que permite mejorar notablemente las ganancias, ya que se pueden administrar las tareas y trámites a realizar, tomando en cuenta los requerimientos de cada uno.
De esta manera, ayuda a integrar una actividad logística en una sola plataforma y también, mejora las relaciones con proveedores y clientes al tener ambas partes involucradas satisfechas con su desempeño.

7. Automatización de actividades

Sin duda, uno de los mayores cambios al integrar las ventajas de un ERP es la automatización y la simplificación de procesos, es decir, desplaza los procedimientos manuales por nuevos y mejorados sistemas que integran todas las áreas de la empresa, aumentan la productividad y eficiencia y reducen el error humano.

8. Mejora la toma de decisiones

A través de la recopilación de información en tiempo real, el análisis de datos es más profundo y eficaz, por lo que mejora la toma de decisiones, sin que exista un riesgo alto al disponer de reportes más completos.

9. Elimina duplicidades

Al contar con una centralización de información en una sola plataforma se evita la duplicación tanto de registros, actividades u operaciones que pueden ocasionar el retraso o capacidad operativa de una empresa. 

10. Incrementa la flexibilidad y agilidad de la organización

Las necesidades de una empresa cambian con el tiempo y lo más probable es que en el futuro requieran de más servicios o módulos que hoy ni siquiera consideras. Por ello, es importante la elección de un ERP capaz de ajustarse a las necesidades de la empresa conforme crezca y haga frente a esos cambios que surjan con el tiempo. 
11. Permite automatizar procesos
Gracias a la facilidad con que el sistema ERP realiza múltiples tareas por nosotros, ayuda a reducir el uso de mano de obra, el tiempo empleado y la necesidad de ciertos conocimientos que causarían un mayor tiempo y gasto en capacitación.
12. Brinda información de la empresa en tiempo real
De nueva cuenta, el tener recopilada la información en una sola plataforma hace mucho más sencillo acceder a ella en el momento y lugar que lo necesites, de manera que al tomar una decisión puedas considerar diferentes opciones y encontrar la más oportuna. 
13. Mejora la atención al cliente
Mediante este software se agiliza el proceso y posibilita el poder acompañar al cliente en cada fase, desde guiarlo en el proceso de compra, facilitarle los datos para una decisión de compra que satisfaga sus necesidades hasta finalmente ofrecer un excelente servicio posventa que asegure su fidelización una vez recibido el artículo. 
14. Aumenta el control todos los procesos productivos

Al integrar un sistema que te permite simplificar procesos manuales por automáticos en todas las áreas de la empresa es posible aumentar la productividad y eficiencia, además de disminuir las probabilidades de un error humano en una tarea manual.

15. Ofrece mayor seguridad de la información

Al centralizar la información de tu empresa y clientes en una sola plataforma, es muy sencillo asegurar el control, ya que estos datos no se encontrarán dispersos, en distintos servidores o incluso físicos, en archiveros, con todos los riesgos que esto conlleva.
DESVENTAJAS

Más que de desventajas, lo justo sería hablar de limitantes de estos sistemas, sobre todo de cara a su implementación operativa. Veamos:

  • Los costes generales del sistema, que por lo general no están al alcance de todas las empresas y negocios.
  • Los costes posteriores a la implementación del sistema, los cuales reciben el nombre de costes ocultos y tienen que ver con el proceso de adaptación del mismo a las necesidades de las empresas. Cuanto más personalizado sea un sistema ERP, mayores serán los costes para su operación.
  • La preparación del terreno para su entrada en funcionamiento es otra de las desventajas, pues este proceso no suele ser rápido, sino que, por el contrario, requiere de tiempo y adaptación de la infraestructura.
  • Tiene un costo inicial alto.
  • Conlleva tiempo de adaptación y de capacitación de los trabajadores.
  • Requiere de actualizaciones constantes.
  • Demanda de una inversión de capital adicional.
  • Exige un equipo considerable de desarrollo.
  • Implica rediseñar los esquemas y procesos de trabajo.
  • Los beneficios no son inmediatos.

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